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In der heutigen Arbeitskultur hört man häufig das Wort „Stress“. Das ständige Aufblitzen des Computermonitors, ununterbrochene Telefonate, nicht einberufene Meetings, unrealistische Termine, der Berufsverkehr – all dies und mehr tragen zu unseren täglichen Leiden bei und erhöhen unseren Stresspegel und damit die Fähigkeit unseres Geistes, den Überblick zu behalten wenn sich die Arbeit zu häufen beginnt.
Irgendwann spüren Sie die Arbeitsbelastung und die daraus resultierenden Probleme – Verwirrtheit, Kopfschmerzen, körperliche Beschwerden, Depressionen und die damit verbundenen Krankheiten.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, warum Sie sich mit der Arbeit überlastet fühlen und was Sie tun können, um sie zu beseitigen und wieder die Kontrolle zu erlangen.
Arbeitsüberlastung – Die zugrunde liegenden Gründe
Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie sich von der „angesammelten“ Arbeit überfordert fühlen, können Sie davon ausgehen, dass Sie einem zugrunde liegenden Problem keine Aufmerksamkeit schenken und versuchen, das Symptom und nicht die Ursache zu beheben.
Hier sind einige der zugrunde liegenden Probleme, die zu Arbeitsüberlastung führen können:
Sie verbringen weniger Zeit damit, „Strategien zu entwickeln“ und verbringen mehr Zeit damit, ohne eine angemessene Struktur zu arbeiten. Sie delegieren Arbeit nicht richtig. Sie sind nicht konzentriert genug und lassen sich leicht ablenken. Es fällt Ihnen schwer, „Nein“ zu Menschen zu sagen, die Ihnen mehr Arbeit aufdrängen. Sie sind im falschen Arbeitsbereich und Ihr mangelndes Interesse führt dazu, dass Sie langsam arbeiten (was zu einem Arbeitsstau führt). Es fällt Ihnen schwer, Beruf und Familie unter einen Hut zu bringen oder zu jonglieren. Du bist ein Perfektionist. Sie versuchen, zu viele Dinge zu schnell zu erledigen.
Es ist wichtig zu erkennen, dass Arbeit nicht die Grundlage des Lebens ist, sondern ein Teil davon. Wenn Sie Ihre Arbeit zu sehr betonen, bis zu dem Punkt, an dem Sie Ihre Selbstidentität aus der Arbeit, die Sie tun, ableiten, ist es natürlich, dass Sie darin verstrickt sind.
Stressfreie Menschen sind diejenigen, die ein Gleichgewicht in ihrem Leben erreicht haben, in dem sie ihre Grenzen, ihre Stärken und ihre Interessen so verstehen, dass es ihnen hilft, ihren Arbeitsfluss zu regulieren.
9 effektive Wege, um mit Arbeitsüberlastung umzugehen
Am Ende läuft es darauf hinaus, dass Sie ein besseres Leben führen wollen. Sie müssen verstehen, dass Sie ohne Ihr Engagement für ein reibungsloseres und entspannteres Leben keine wirkliche Stressfreiheit erreichen können.
Auf dieser Grundlage finden Sie hier 9 Tipps, die Ihnen helfen, effektiv mit Arbeitsüberlastung umzugehen, die ich persönlich als äußerst nützlich empfand.
1. Verbringen Sie ein paar Stunden damit, Strategien zu entwickeln, bevor Sie mit der Arbeit beginnen
„Geben Sie mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier damit verbringen, die Axt zu schärfen.“ – Abraham Lincoln
Sie werden erstaunt sein, wie viel Redundanz in den meisten unserer Arbeiten steckt.
Wenn Sie sich also die Zeit nehmen, Strategien zu entwickeln und Pläne auszuarbeiten, um Ihre Arbeit zu vereinfachen, können Sie mehrere Stunden sinnloser Plackerei einsparen. Wenn Sie mit einem Plan arbeiten, arbeiten Sie immer intelligent.
Eine einfache Möglichkeit, mit der Planung zu beginnen, besteht darin, Listen zu erstellen, in denen Sie die Dinge aufschreiben, die Sie an einem Tag erledigen möchten. Dies kann sowohl arbeitsbezogene als auch private Verpflichtungen umfassen.
Wenn Sie bereits Listen verwenden, diese aber für ineffektiv halten, sollten Sie die Ivy Lee-Methode zum Erstellen priorisierter To-do-Listen verwenden.
So funktioniert das:
Schreiben Sie am Ende jeden Tages sechs Aufgaben auf, die Sie morgen erledigen müssen, und priorisieren Sie sie nach Wichtigkeit. Achten Sie darauf, Ihre Liste auf nicht mehr als sechs Aufgaben zu beschränken. Beginnen Sie am nächsten Tag damit, sich nur auf die erste Aufgabe auf Ihrer Liste zu konzentrieren, bis sie erledigt ist, bevor Sie mit der zweiten Aufgabe fortfahren. Gehen Sie alle Aufgaben auf Ihrer Liste auf die gleiche Weise durch und am Ende des Tages verschieben Sie alle Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten, zu einer neuen Liste mit sechs Punkten für den nächsten Tag. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Arbeitstag.
Sie können sogar Online-Tools verwenden, um solche Listen zu erstellen. Sehen wir uns an, wie Sie mit Trello (einer beliebten Anwendung zur Listenerstellung im Kanban-Stil) eine auf Ivy Lee basierende Aufgabenliste erstellen können.
Hier ist eine einfache zweispaltige Liste, die ich in Trello erstellt habe. Wie Sie sehen können (im Bild unten), enthält die erste Spalte die 6 wichtigsten zu erledigenden Aufgaben und die zweite Spalte die erledigten Aufgaben.
Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie sie in den Abschnitt „Erledigte Aufgaben“ verschieben, wie in der Abbildung unten gezeigt. Am Ende des Tages können Sie Ihrer To-Do-Liste neue Aufgaben hinzufügen (zusammen mit denjenigen, die nicht erledigt wurden), sodass Sie für den nächsten Tag insgesamt 6 Aufgaben haben.
Mit einem Tool wie Trello können Sie alle erledigten Aufgaben verfolgen, was Sie motiviert. Außerdem sind diese Tools cloudbasiert, sodass Sie von allen Ihren Geräten darauf zugreifen können, sei es Ihr Computer, Laptop oder Mobiltelefon.
Hier sind zwei wichtige Gründe, warum die Ivy-Lee-Methode funktioniert:
Sie konzentrieren sich auf jeweils eine Aufgabe, wodurch Ablenkungen vermieden werden. Sie beginnen mit der wichtigsten Aufgabe am Morgen, wenn Ihr Geist frisch und Ihre Willenskraft/Energie höher ist.
Auch wenn die Methode wirklich einfach klingt, kann sie starke Ergebnisse für Sie generieren. Probieren Sie es also unbedingt aus.
2. Verbringen Sie ein paar Minuten damit, Ihren Tag zu visualisieren
„Gehen Sie jeden Morgen die Dinge durch, die Sie tun werden. Wenn Sie den Tag planen, wenn Sie an all die Dinge denken, auf die Sie sich freuen müssen, wird Ihre Energie wirklich erneuert.“ – Zig Ziglar
Visualisierung ist wirklich mächtig, da sie hilft, Ihr Unterbewusstsein auf die bevorstehende Aufgabe vorzubereiten.
Setzen Sie sich unmittelbar nach dem Aufwachen an einen ruhigen Ort, atmen Sie ein paar Mal tief durch, um Ihren Kopf frei zu bekommen, und verbringen Sie ein paar Minuten damit, Ihren Tag zu visualisieren. Denken Sie an die Aufgaben, die Sie heute erledigen werden, und wie Sie dabei vorgehen werden.
Stellen Sie sich vor, wie Sie alle Ihre Aufgaben erfolgreich erledigen, damit Sie später viel Freizeit haben.
3. Machen Sie Ihren Kopf frei, wenn Sie sich überfordert fühlen
Sie hätten bemerkt, dass das Öffnen von viel zu vielen Programmen auf Ihrem Computer ihn verlangsamt und der schnellste Weg, ihn wieder auf die optimale Geschwindigkeit zu bringen, darin besteht, ihn zurückzusetzen/neu zu starten. Das Gleiche gilt für Ihr Gehirn.
Wenn Ihr Gehirn ohne Pause arbeitet, neigt es dazu, weniger optimal zu werden, und die einzige Möglichkeit, es wieder auf die optimale Arbeitskapazität zu bringen, besteht darin, es neu zu starten. Wie machst du das? Die Antwort ist Meditation.
Wann immer du dich überwältigt/verwirrt fühlst, nimm dir ein paar Minuten Zeit, um die folgende Meditationsübung zu machen:
Schließen Sie die Augen und atmen Sie tief durch. Spüren Sie beim Einatmen bewusst, wie die Luft durch die Nasenlöcher in Ihren Körper und in Ihre Lungen strömt. Halten Sie den Atem einige Sekunden lang an, bevor Sie ihn langsam loslassen. Achten Sie darauf, wie die Luft aus Ihrem Körper austritt. Wiederholen Sie 2 bis 3 Mal.
Wie hilft das? Diese einfache Übung lenkt Ihren Fokus von den Gedanken ab und hilft Ihrem Gehirn, sich zu entspannen. Außerdem sorgt die tiefe Atmung dafür, dass dein Gehirn mehr Sauerstoff bekommt, damit es mehr leisten kann.
Jedes Mal, wenn Sie diese Übung machen, werden Sie erstaunt sein über die Klarheit, die Sie erfahren. Sie fühlen sich verjüngt und sind bereit, Ihre Arbeit mit neuer Energie anzugehen.
4. Priorisieren Sie Ihren Schlaf
„Ruhe dich aus; ein Feld, das ausgeruht hat, gibt eine reiche Ernte.“ – Ovid
Das Geheimnis eines produktiven Tages ist eine gute Nachtruhe.
Ihr Gehirn kann nur dann sein höchstes Potenzial entfalten, wenn es vollständig ausgeruht ist. Daher könnte es kontraproduktiv sein, beim Schlaf Kompromisse einzugehen, um mehr Arbeit zu erledigen.
Wenn Ihre Schlafmuster durcheinander geraten, werden Sie sehen, dass sich dies in der Qualität Ihrer Leistung widerspiegelt. Ein müder Geist lässt Sie sich lethargisch, gelangweilt und verwirrt fühlen, während ein frischer Geist Ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen und dadurch Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Hier sind 6 Dinge, die Sie tun können, um Ihren Schlaf zu optimieren:
Vermeiden Sie es, eine halbe Stunde vor Ihrer Schlafenszeit auf Bildschirme (Computer, Fernseher, Handy usw.) zu schauen. Es ist bekannt, dass blaues Licht von Bildschirmen die Schlafqualität negativ beeinflusst. Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, auf Bildschirme zu schauen, sollten Sie den Kauf einer hochwertigen Blaulichtfilterbrille in Betracht ziehen. Diese Brille hilft, die Belastung der Augen zu reduzieren, die Schlafqualität zu verbessern und Ihnen zu helfen, sich besser zu konzentrieren. Vermeiden Sie es, abends koffeinhaltige Getränke zu trinken, da dies Ihre Schlafzeit drastisch beeinträchtigen kann. Eine Studie hat herausgefunden, dass das Trinken von Kaffee 6 Stunden vor dem Schlafengehen die Gesamtschlafzeit um 1 Stunde verkürzt! Machen Sie einige beruhigende Aktivitäten wie das Hören von entspannender Musik oder lesen Sie entspannende Literatur vor dem Schlafengehen. Erwägen Sie die 4-7-8-Atemtechnik, um Ihren Geist zu klären und sich vor dem Zubettgehen zu beruhigen. Atmen Sie bis 4 zählend ein, halten Sie bis 7 und lassen Sie bis 8 zählen wieder los. Wiederholen Sie dies 5 bis 6 Mal, bis Sie beginnen, sich schläfrig zu fühlen. Legen Sie im Bett Ihre Sorgen beiseite, denken Sie nicht mehr an Ihre Arbeit und entspannen Sie Ihren Körper bewusst beim Einschlafen.
Außerdem gibt es hier ein kleines Geheimnis. Wussten Sie, dass Ihr Gehirn auch im Schlaf damit beschäftigt ist, Informationen zu verarbeiten und zu organisieren? Aus diesem Grund finden Sie oft neue Ideen und Lösungen für Probleme, die auf magische Weise erscheinen, wenn Sie nach einem guten Schlaf aufwachen.
Tatsächlich gibt es viele kreative Menschen, die aus genau diesem Grund tagsüber Powernaps machen. Denken Sie also nicht, dass Sie im Schlaf unproduktiv sind. Soweit Sie wissen, könnte der Schlaf eine der produktivsten Zeiten sein.
5. Hör auf, negativ über deine Arbeit zu denken
Es ist sehr wahr, dass „wir sind, woran wir denken“. Wenn Sie sich also ständig Sorgen um Ihre Arbeit machen, ist es natürlich, dass Sie eine Situation anziehen, in der Sie mit Arbeitsstress festgefahren sind.
Versuchen Sie, eine positive Einstellung zu Ihrer Arbeit zu bekommen und versuchen Sie, Freude hineinzubringen. Wenn Sie Ihre Arbeit als etwas „Schmerzhaftes“ betrachten, wird dies Ihre Bemühungen vergiften.
Wenn du in einer Arbeit feststeckst, die du nicht magst, bemühe dich herauszufinden, was dir Spaß macht, und arbeite dich langsam darauf vor, dorthin zu gelangen.
Manchmal müssen wir es einfach aufsaugen und tun, was wir tun müssen, bis wir in der Lage sind, das zu tun, was wir tun möchten. –
6. Delegieren Sie Routinearbeiten an weniger qualifizierte Mitglieder Ihres Teams
Es gibt nichts Schlimmeres, als eine Arbeit zu erledigen, die nicht Ihrem Können oder Intellekt entspricht. Ihr Verstand wird es hassen, etwas zu tun, das ihn sowieso nicht inspiriert. Wenn Sie also feststellen, dass Sie viel Routinearbeit erledigen, versuchen Sie, diese an weniger qualifizierte Personen in Ihrem Team zu delegieren.
7. Verwenden Sie Technologie, um Ihre Produktivität zu verbessern
Bei all der Technologie, die uns umgibt, könnte man meinen, dass unser Leben einfacher und komfortabler werden sollte, anstatt umgekehrt. Das Problem ist, dass die meisten Menschen die Technologie nutzen, um ihr Leben komplexer zu machen, anstatt sie zu nutzen, um ihr Leben zu vereinfachen.
Finden Sie Mittel und Wege zur Verwendung von Softwareprogrammen und Anwendungen, um Ihre Arbeitsbelastung so weit wie möglich zu vereinfachen. Sie können sich sogar in einer Softwareanwendung schulen lassen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie Ihnen helfen kann, produktiver zu sein.
Ein gutes Beispiel dafür ist Trello, das wir bereits besprochen haben. Genau wie Trello gibt es online Hunderte erstaunlicher Tools, mit denen Sie zusammenarbeiten und besser arbeiten können.
Wissen ist die halbe Miete gewonnen; Je mehr Sie wissen, desto intelligenter können Sie arbeiten.
8. Planen Sie einen Tag für administrative Aufgaben ein
Verwaltungsaufgaben wie Rechnungen bezahlen, telefonieren usw. sind nicht nur langweilig, sondern bleiben im Hinterkopf und sorgen für Ablenkung. Eine der besten Möglichkeiten, um zu vermeiden, dass Sie von Verwaltungsaufgaben abgelenkt werden, besteht darin, einen bestimmten Tag in der Woche dafür zu reservieren.
Führen Sie eine separate To-Do-Liste für den Administrator und geben Sie jede Aufgabe ein, die Ihnen in den Sinn kommt. All diese lästigen Aufgaben können Sie dann am zugewiesenen Tag erledigen.
Das macht Sie frei und hilft Ihnen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.
9. Hör auf, ein Workaholic zu sein
„Sich Zeit zu nehmen, nichts zu tun, bringt oft alles ins rechte Licht.“ – Damhirschkuh Zantamata
Menschen, die auf die Mentalität harter Arbeit eingestellt sind, sind normalerweise diejenigen, die mit einer Arbeit enden …